Las notas en workflows son una herramienta imprescindible a la hora de crear flujos. Con esta funcionalidad, puedes añadir apuntes en los workflows y recordar hasta el más mínimo detalle. De este modo, es posible mejorar el proceso de creación y revisión de flujos. Tanto si quieres dar indicaciones a tu yo futuro para recordar por qué configuraste así este nodo, formar a un compañero o dejar aclaraciones para visitantes al workflow, no necesitas crear documentos en otra aplicación. Desde el momento en que comienzas a crear tu flujo, centraliza toda la información en un mismo espacio: dentro del propio workflow. Documenta el proceso, los filtros, cambios y cualquier detalle importante para ti y tus compañeros de trabajo para utilizar la herramienta con una sola visión común. A la hora de exportar o duplicar estos workflows, la información de las notas también está incluida.
Normas básicas
Las notas están disponibles en la pantalla del canvas, donde tienes una perspectiva general del flujo:
Indicamos ahora algunos de los aspectos básicos más destacables de las notas:
- Las notas pueden verse expandidas o contraídas.
- Una vez se pulsa el botón para añadirlas, aparecerá una nota expandida con un texto por defecto.
- Verás la nota como un post-it en la pantalla. Puedes desplazarla con el cursor como cualquier nodo.
- Las notas tienen su propio icono para eliminarlas en el exterior de la nota.
- El texto por defecto nos cuenta que la nota no alterará nuestro flujo y es puramente informativa.
- Se puede introducir cualquier texto con formato, insertar enlaces o imágenes, y cambiar el color de la nota.
- Existe un límite de 20.000 caracteres por nota. Al estar diseñado con lenguaje HTML, las tildes, ñs y demás caracteres especiales multiplicarán el número total. Con este límite, garantizamos que nunca faltará espacio para explayarte en cada nota.
Opciones de visualización
Haciendo clic y arrastrando el botón de la parte inferior derecha podemos ajustar el tamaño de la nota. Esto lo realizaremos en su versión expandida:
Una vez haya notas en el workflow, al lado del botón desde el que las añadimos podemos ver una pestaña con varias opciones:
- Ocultar/mostrar notas: por defecto, se mantiene la función de mostrar notas. Si se activa la opción para ocultarlas, hace invisibles las notas que haya colocadas en el flujo. Si vuelve a activarse la opción "mostrar notas", aparecerán todas tal y como estaban antes.
- Expandir todas las notas: las notas aparecen siempre en su formato expandido y no se pueden minimizar, aunque sí podremos ajustar el tamaño.
- Contraer todas las notas: es la opción marcada por defecto, ya que ofrece libertad a la hora de minimizar y expandir las notas a voluntad. Con esta opción solo podrás ver una nota desplegada en pantalla, ya que se contraerán cuando se haga clic en cualquier otro punto fuera de ella.
De la misma forma que los nodos pueden conectarse entre ellos, las notas también pueden conectarse con uno o varios nodos. Una nota puede conectarse con un nodo, pero no con otra nota.
Además, si las notas están expandidas y se superponen con un nodo, la nota tiene preferencia visual, difuminando el contenido del nodo:
Casos de uso
Los usos que se pueden dar a las notas son, de preferencia, informativos y aclaratorios, aunque también podemos desear buena tarde al compañero que revisará el workflow a la hora de comer ;) Cada usuario puede darle el uso más apropiado según su caso y, a continuación, veremos ejemplos en los que las notas pueden tener un papel clave:
Workflow productos destacados semanales
En este caso, el uso de las notas es de carácter informativo. Muchos de nuestros clientes cuentan con varias personas trabajando en workflows, por lo que dejar notas de este tipo puede resultar práctico cuando alguno se encuentra ausente.
El flujo es bastante común: cuando un contacto existente visite cualquier página de nuestra web, se obtendrán varios productos seleccionados manualmente. Queremos cambiar estos productos semanalmente, así que dejamos una nota para recordar volver a configurarlos si se duplica el flujo. Con esto, se obtendrán estadísticas más claras y todos los compañeros conocerán su mantenimiento.
Workflow captación de emails
En este ejemplo, vemos como el uso de las notas es de carácter aclaratorio. Al igual que en el caso anterior, si varias personas cuentan con acceso a la creación y edición de flujos, el uso de notas agiliza el proceso y ayuda a poner al día al usuario.
El flujo cuenta con tres partes y cada una de ellas va asociada a una nota. En la primera, sirve como una aclaración del uso que le damos al nodo "comprobar valor". Estas aclaraciones son muy recomendables, ya que es uno de los nodos más útiles de la herramienta, sobretodo cuando comprobamos que cambiar el nombre del nodo es insuficiente para explicar su función.
La segunda parte es la rama se refiere a la posibilidad de que la persona de que tengamos una respuesta negativa al nodo "comprobar valor", y la nota se usa para recalcar su carácter secundario.
La tercera es la más importante, ya que en ella recae el objetivo principal del workflow, y la nota contextualiza su importancia.
Tras estos dos ejemplos, te animamos a comenzar a trabajar con notas si no lo has hecho aún. Están destinadas a facilitar el trabajo diario y la comunicación entre las distintas revisiones del workflow. Reducirán de forma considerable el tiempo de investigación sobre cada uno, lo que facilitará ponerse en contexto y conocer sus particularidades de un vistazo cada vez que se visiten.