Nuestra herramienta de importación te va a ayudar a importar contactos y sus propiedades a Connectif a través de un archivo CSV o copiando y pegando los contactos directamente.
Los usos más habituales de importación de contactos son:
- Importación inicial desde otra plataforma.
- Actualización de datos de clientes.
En esta entrada te vamos a mostrar cómo hacerlo.
Antes de empezar
Os detallamos algunos aspectos antes comenzar con el proceso.
- Disponer de un archivo CSV con los contactos que se quieren importar.
- Cierto tipo de campos, en concreto los de fecha y teléfono, han de estar en su formato correspondiente.
- Fecha: su formato es ISO 8601 yyyy-mm-dd (año-mes-día).
- Teléfono: puede ir con o sin prefijo internacional, y debe indicarse sin espacios en ambos casos. Si no se añade prefijo se utilizará el prefijo internacional configurado. Dos ejemplos son:
- Con prefijo: +34651234567
- Sin prefijo: 651234567.
- Los campos de tipo Entero deben comenzar con un número entre 1 y 9. No es posible incluir campos cuyo primer número sea un 0.
- Ningún campo que incluya números (teléfono, fecha, entero, decimal y radio) puede estar vacío en el archivo csv. Un ejemplo de esto es que, si estamos importando contactos con teléfonos, no puede existir en el mismo archivo contactos con el campo teléfono relleno y vacío. Si un contacto tiene teléfono, todos los demás contactos deben tener asignado un teléfono para que la importación de ese campo pueda darse.
- Connectif necesita únicamente el email, que es el campo clave y no puede existir duplicados, el resto de campos son opcionales.
Los campos que son lista de textos pueden tener un formato especial para la importación de varios textos en el mismo campo. Como los caracteres delimitadores "," y ";" es posible que se utilicen para la separación de columnas del fichero CSV, para delimitar los textos en uno de estos campos se tiene que utilizar el caracter "|". Por ejemplo, para el campo Categorías, podríamos indicar que un producto pertenece a las siguientes 3 categorías de este modo:
Importación de nuevos contactos
El proceso consta de dos fases: La primera, será la de preparar el archivo CSV con los contactos y propiedades que se quieran importar a Connectif. La siguiente parte será el proceso de importación a través de nuestra herramienta.
Preparando la importación
Si ya tienes el archivo CSV listo, bien por que lo has exportado directamente desde otra plataforma o te lo han facilitado, debes obviar este paso.
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En una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets, abre un archivo en blanco.
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Crea en la primera columna una etiqueta para el campo "email". Esta es la única obligatoria.
- Posteriormente, añade tantas columnas con etiqueta como campos quieras importar a Connectif. Por ejemplo hemos añadido "Nombre" y "Apellidos". Si los campos que vas a importar no existen en Connectif, deberás crear los campos personalizados previo a este proceso. Más info acerca de campos personalizados de contactos.
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Copia la información correspondiente en cada columna y guarda el archivo en formato CSV separado por comas.
Si necesitas más información sobre la exportación en formato CSV, revisa estos consejos para Excel o Google Sheet.
Importando a Connectif
Desde "Contactos > Ver todos > Importar", accederás a nuestra herramienta de importación.
Paso 1: Seleccionar el origen de datos
En este primer paso tenemos que seleccionar el fichero CSV que vamos a importar de nuestro equipo. Opcionalmente, también puedes realizar la importación copiando y pegando el contenido del CSV en la caja de texto central, pero esta opción es más limitada porque no admite importaciones de grandes cantidades de contactos. Además, también debemos tener en cuenta que los emails no deberían repetirse en el fichero de importación, ya que podría provocar inconsistencias en la importación.
También podemos indicar si el fichero CSV tiene una cabecera con los nombres de las columnas, así como el carácter delimitador de columna.
Por último, en la parte inferior disponemos de tres checkbox que permiten:
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Sobrescribir existentes: Si ya existiese un contacto en Connectif con alguno de los emails importados, y además estamos importando otros campos del contacto, éstos serán sobrescritos con lo que haya en el fichero de importación. Al ser una importación inicial, no tenemos porqué marcar este checkbox, ya que todos los contactos que vamos a importar son nuevos.
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Actualizar solo campos sin valor: Si estamos sobrescribiendo, esta opción únicamente actualizará los campos que estén vacíos.
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Añadir al segmento: Podemos añadir los contactos importados a un determinado segmento estático creado con anterioridad.
Paso 2: Selecciona los campos a importar
En el segundo paso vamos a realizar una asociación de las columnas del fichero CSV importado con los campos que tienen nuestros contactos en Connectif.
En la parte de la izquierda podemos ver las columnas de nuestro fichero CSV importado (que Connectif ya ha pre-procesado).
En la parte derecha vemos los campos que tienen nuestros contactos en Connectif. El objetivo aquí es asociar cada columna importada con un campo del contacto, arrastrando los nombres de las columnas de la izquierda encima de los campos de la derecha. No tenemos porqué asociar todas las columnas a todos los campos, sino sólo aquellos que nos interesen. La única asociación que sí tenemos que hacer de forma obligatoria es el campo email.
Nótese que también tenemos en la parte superior izquierda un valor siempre disponible llamado Literal. Este valor es especial, y puede tener varias utilidades, pero la principal es la de "simular" que se está importando una columna, que en realidad no está en el fichero CSV importado, donde todos los valores de esa columna son iguales.
Cuando arrastramos este valor Literal encima de un campo del contacto de la derecha, nos aparece un pequeño editor para que podamos asignar el valor que queramos a ese campo para todos los contactos que se van a importar. Si por ejemplo, pusiésemos el valor 10 en este editor del Literal estando asociado al campo Puntos del contacto, entonces para todos los contactos que se importasen se le establecería su campo Puntos con un valor de 10.
Cuando hayamos configurado todo, pulsamos sobre el botón Siguiente para arrancar el proceso de importación.
Paso 3: Importación y Resumen
Por último, en este paso podemos ver el porcentaje de progreso de la importación de contactos mientras se realiza. Cuando llegue al 100%, tendremos disponible un resumen de cómo ha ido la importación, donde podremos ver los contactos que se han importado correctamente, y aquellos que han tenido algún problema (junto con el motivo del problema).
Si navegas a otra página o cierras el navegador, el proceso de importación continúa en background en Connectif, pero ya no podrás acceder a los resultados de la importación, como por ejemplo aquellos contactos que dieron error al importar.
Actualización de contactos existentes
En algunas ocasiones se necesita actualizar algún tipo de campo de forma masiva. Utilizando nuestra herramienta lo podrás hacer rápido y fácilmente.
Para ello, tan solo hemos de seguir los mismos pasos que en la importación de nuevos contactos, pero en el paso 1 deberemos seleccionado "Sobrescribir existentes".
Esta opción reemplazará los datos de los campos que estemos actualizando desde el archivo CSV. El campo clave será el email.
Además, si solo queremos actualizar los campos que estén vacíos, deberemos seleccionado "Actualizar solo campos sin valor".